Organizar eventos de empresa exitosos

Organizar eventos de empresa exitosos, Cuando hablamos de un evento corporativo, nos referimos a un encuentro que reúne a un grupo de personas relacionadas laboralmente.

Sin duda alguna organizar eventos de empresa exitosos, son un canal estratégico que busca cumplir un objetivo en específico.

Efectivamente el contenido que se expone en este tipo de eventos está relacionado con las actividades que se llevan a cabo en la empresa.

¿Por qué organizarlo?

No cabe duda de que cuando vas a organizar eventos de empresa exitosos estarás reforzando la identidad de la misma.

Además de generar nuevas relaciones comerciales, atraes inversores y de igual manera nuevos clientes.

De hecho, es catalogado como un valor estratégico muy esencial en el ámbito de las empresas, por esto es que debemos saber cómo planearlo exitosamente.

Tipos de eventos empresariales

En efecto existen diferentes tipos de eventos empresariales, cada uno con un fin en específico para la empresa.

En concordancia con lo anterior, estos son algunos de ellos con una breve descripción:

  • Presentaciones de producto o servicio:

Evento donde la empresa da a conocer sus novedades, ya sea en el lanzamiento de un producto o de un servicio.

  • Ruedas de prensa:

Evento que acompaña al anterior, este busca conseguir una cobertura más amplia del lanzamiento en los medios de comunicación.

  • Roadshow:

Eventos itinerantes, donde el evento se acerca a los asistentes, las actividades se repiten en los diferentes lugares.

  • Aniversarios o celebraciones de empresa:

Eventos que se enfocan en celebrar fechas importantes dentro de la empresa, se enfocan en empleados y clientes para agradecer su participación.

  • Incentivos para empleados y eventos de fidelización:

Es un evento para reconocer a las personas relacionadas su desempeño, su confianza y su cumplimiento de objetivos.

  • Eventos de Team building y RSC:

En este evento se busca mejorar el trabajo en equipo o ciertas habilidades en los empleados.

  • Ferias y exposiciones:

Estos eventos duran varios días, en un mismo lugar vemos reunidos a participantes de un sector en específico.

  • Juntas de accionistas:

Eventos internos de la empresa, donde se muestra a los propietarios de la empresa los resultados del año.

  • Congresos y convenciones:

Eventos corporativos que tienen un objetivo técnico, se dirige a profesionales quienes tratan un tema a profundidad.

Ventajas de un evento corporativo

No cabe duda de que organizar eventos de empresa exitosos traerá muchos beneficios a tu empresa.

Generalmente cuando vamos a planear este tipo de eventos, nos preguntamos ¿qué ventajas nos traerá esto?

Bueno pues, el día de hoy les traemos algunas de las ventajas, estas son:

  1. Generar networking.
  2. Fidelizar a los clientes.
  3. Construcción de comunidades.
  4. Publicidad de la empresa.

Generar networking

Evidentemente organizar eventos de empresa exitosos es una oportunidad excelente para hacer crecer a la empresa.

Permítanme explicarles, al realizar el evento corporativo harás que tu red de contacto de profesionales crezca.

En efecto el objetivo principal es poder crear alianzas comerciales que nos ayuden a crecer y con quienes podamos desarrollar proyectos a futuro.

Fidelizar a los clientes

Es importante que en los tipos de eventos donde se vean los protocolos y la logística de bienvenida sean los clientes nuestro foco principal.

Es decir, al organizar eventos de empresa exitosos, debemos brindarles a nuestros clientes una experiencia única e inolvidable.

Además de darles un trato excepcional, de este modo crearás una fidelización en ellos y podrás hacer que sean promotores de tu empresa.

Construcción de comunidades

Resulta lógico que al planear un evento corporativo estaremos invirtiendo tiempo y recursos, con el fin de que todo salga más que perfecto.

Teniendo como objetivo el crear un espacio donde nuestros invitados se sientan parte de la empresa y además una pieza importante de la misma.

Ahora bien, esto aplica para colaboradores (empleados) o clientes, de este modo crecerá la comunidad de aliados y de los clientes.

Publicidad de la empresa

Por otra parte, cuando estemos publicitando nuestro evento, estaremos aumentando la notoriedad de nuestra marca o empresa.

De modo accesorio estaremos llegando a personas que quizá no conocían de nuestra empresa y que deciden asistir para conocer de tus productos o servicios.

Por esta razón es importante que inviertas no solo tiempo, si no creatividad en la publicidad de tu evento y que hagas que este llegue a todos.

Organizar eventos de empresa exitosos

Claves para organizar el evento

Como ya lo sabemos organizar un evento no es nada sencillo y mucho menos cuando se trata de uno corporativo.

Esto es debido a que se tiene en juego muchas cosas, ya que estos eventos buscan cumplir un objetivo.

Sin duda alguna en el éxito del evento esta que se pueda lograr el objetivo, es por eso que hoy te traemos 8 claves para organizar eventos de empresa exitosos:

  1. Determinar el objetivo y los invitados.
  2. Definir el presupuesto.
  3. Planificar el evento.
  4. Difusión del evento.
  5. Elegir la ubicación y comprobarla.
  6. Ejecución del evento.
  7. Feedback del evento.
  8. Asesorarse.

Determinar el objetivo y los invitados

Para poder organizar eventos de empresa exitosos es importante desde un inicio tener claro cuál es el propósito de este.

De allí se determinan muchos aspectos, tales como el tipo de evento que se puede realizar y a las personas que invitaremos.

En efecto cada aspecto desde el formato hasta el contenido del evento al perfil de quienes asistirán a este.

Definir el presupuesto

Para empezar, es ideal partir desde la relación de costo – beneficio, muchas de las decisiones que tomes dependerán del presupuesto.

En definitiva, puedes reducir muchos costos en diferentes aspectos, sin necesidad de afectar la calidad del evento.

Sin embargo, también puedes recurrir a los patrocinadores, de este modo tu presupuesto podrá aumentar.

Planificar el evento

No cabe duda de que para organizar eventos de empresa exitosos se requiere de una planificación exhaustiva.

Es importante planificar cada detalle del evento, debemos tener en cuenta todas las tareas necesarias y el programa de actividades.

Inclusive puedes elaborar un inventario de recursos y un formato donde le cada persona pueda ver su labor asignada, en internet puedes encontrar herramientas.

Difusión del evento

En concordancia con lo anteriormente mencionado, la publicidad juega un papel importante, de este modo atraeremos al público adecuado.

En efecto, las redes sociales hoy en día son una herramienta fundamental para difundir nuestro evento empresarial.

De hecho, puedes recurrir a lo que se encuentra de moda, recluta influencers que publiquen en sus redes sobre el evento, usa estrategias de marketing.

Elegir la ubicación y comprobarla

Como bien sabemos, no hay evento si no hay lugar donde hacerlo, es importante tener en cuenta que el lugar depende de la cantidad de invitados.

Además, uno de los aspectos importantes al organizar eventos de empresa exitosos es comprobar el lugar elegido.

Sobre todo, para tener un plan B, dado el caso se presente algo estar preparados teniendo conocimiento del lugar.

Ejecución del evento

En esta etapa del evento es primordial que todos los implicados en la organización sigan al pie de la letra el cronograma de actividades del evento.

Debe suponerse que es en esta fase donde todos los imprevistos y los contratiempos salen a relucir, es por ello que debemos estar preparados.

Evidentemente tu papel como organizador, es ver que se cumpla en su totalidad este cronograma, debes coordinar a todos los actores implicados y supervisar.

Feedback del evento

A fin de que la empresa crezca para sus futuros eventos y cada vez ofrezca lo mejor, es importante pedir una retroalimentación de los asistentes.

Inclusive también entre los que estuvieron implicados en la planificación del mismo, conocer sus opiniones sobre todo el proceso.

Puedes analizar diferentes factores, siempre teniendo en cuenta las metas o los objetivos del evento, desde allí puedes iniciar, ver si se logró cumplir.

Asesorarse

Más que una clave, este es un consejo que todos deberían considerar al momento de organizar eventos de empresa exitosos.

Con el objeto de que todo salga exitoso pueden recurrir a empresas especializadas en el tema de la organización de eventos.

Sin duda alguna ellos te ayudarán a cumplir con tus objetivos de una manera efectiva, además para ofrecer la mejor comida puedes contratar un catering.

Pasos para organizar el evento

De modo idéntico, pero más resumido a continuación te dejamos unos pasos para organizar un evento corporativo:

  • Definir cuándo, dónde y cuál es el propósito y el tipo de evento.
  • Planifica la logística con por lo menos una semana de antelación.
  • Elabora un cronograma con todas las actividades del evento, cada una con su tiempo de duración.
  • Establecer el presupuesto óptimo para todo lo necesario.
  • Investigar sobre los mejores proveedores.
  • Contactar a los proveedores que se ajusten a nuestras necesidades.
  • Crear y enviar las invitaciones o la estrategia de publicidad.
  • Hacer un último check list para asegurarse de contar con todo lo necesario para el evento.
  • Realizar una encuesta al terminar para medir el nivel de satisfacción de nuestros invitados.
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